für ein entspanntes Miteinander im Job
Remote Work und Heimarbeit werden zunehmend beliebter und erleben insbesondere seit der Corona Pandemie einen echten Boom. Immer mehr Unternehmen verstehen, dass ihre Mitarbeiter nicht zwingend ins Büro kommen müssen, um effektiv zu arbeiten. Das digitale Miteinander bedeutet mehr als nur Videocalls zu führen und E-Mails zu verschicken. Wie die moderne Kommunikation und Konfliktlösung funktionieren kann, wird in den folgenden Abschnitten erklärt.
Erfolgreich kommunizieren
Immer mehr Firmen vertrauen bei ihren Arbeitsmethoden auf Remote- und Hybridformate. Die Formate steigern nachweislich die Produktivität bei geringen Kosten. Für die Produktivität bei einem Remote Job und im Home Office ist insbesondere eine funktionierende Kommunikation wichtig. Andernfalls fühlen sich Mitarbeiter schnell vom Team isoliert und vereinsamen. Teil eines Remote oder Home Office Teams zu sein, bedeutet oft international zu arbeiten. Häufig sind nicht alle Team-Mitglieder Muttersprachler. Aus diesem Grund ist eine einfache, klare und konsistente Kommunikation entscheidend. Bei der erfolgreichen digitalen Kommunikation kommt es insbesondere auf die fünf folgenden Aspekte an.
- Die Arbeit mit modernen Video- und Chat-Tools
In den meisten Büros kommuniziert das Team entweder im direkten Gespräch oder per E-Mail, Chat oder Telefon. Bei der Arbeit vor Ort funktioniert dies meist gut. Herausfordernd wird es, wenn ein Teil des Personals über diese Kommunikationskanäle nicht mehr zu erreichen ist. In Zeiten von Remote Arbeit und Home Office sind Video- und Chat-Tools beliebte Instrumente, um von überall aus miteinander zu kommunizieren. Unternehmen, die nach einem passenden Tool suchen, sollten insbesondere darauf achten, dass in einem Chat kommuniziert werden kann. Auch virtuelle Meetings sollten über ein Tool möglich sein. Beliebte Video- und Chat-Tools sind Microsoft Teams, Skype oder Slack. Bei den meisten der digitalen Kommunikationskanäle gibt es die Option, entweder per Chat mit Kollegen in den Austausch zu gehen oder sich über eine Videokonferenz auszutauschen. In Video-Chats gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. So können alle Gesprächspartner sehen, über was gerade gesprochen wird.
Bei der Arbeit mit modernen Video- und Chat-Tools müssen Vorgesetzte die Richtlinien gemäß DSGVO beachten. Aus diesem Grund ist von der Nutzung von WhatsApp oder Facebook als Kommunikations-Plattformen dringend abzuraten. Die Datenübertragung bei vielen Messenger-Diensten bietet keine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Die Lösung für dieses Problem sind Nachrichtendienste und Netzwerke, welche explizit für das Business-Umfeld entwickelt wurden. - Klare und transparente Erwartungen formulieren und kommunizieren
Das Führungspersonal muss klar kommunizieren, was dieses von den Mitarbeitern an jedem einzelnen Tag erwartet. Viele Firmen, die bisher in punkto Remote Arbeit und Home Office noch zurückhaltend waren, müssen derzeit auf Grund des Fachkräftemangels Home Office-Möglichkeiten anbieten. Heimarbeit gehört heute zu einem modernen Arbeitsplatz dazu. Besonders in der Anfangsphase gibt es häufig viele Unsicherheiten. Das Führungspersonal muss deshalb darauf achten, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben pünktlich und mit gleichbleibender Qualität erledigen. Hierbei sollte der Fokus weniger auf die quantitative Zeiterfassung der Beschäftigten liegen, sondern mehr darauf, die Produktivität zu messen. Als Tool hierfür eignen sich besonders gut Aufgaben-Verwaltungs-Dienste, die von allen Team-Mitgliedern online eingesehen werden können. Klarheit und Transparenz sind entscheidend, um Konflikten vorzubeugen. - Neue Meeting-Formate etablieren
Durch Remote Beschäftigungen und Heimarbeit fällt der persönliche Kontakt zu Vorgesetzten und Arbeitskollegen häufig vollständig weg. Deshalb sollten regelmäßig virtuelle Meetings angesetzt und neue Arten von Treffen eingeführt werden. Viele Unternehmen haben bereits das sogenanntes „Daily” in ihren Arbeitsalltag eingeführt. Zu Beginn des Arbeitstages findet ein kurzes Team-Meeting statt. Dieses lässt sich am besten über einen digitalen Video-Chat realisieren. Jedes Team-Mitglied hat die Möglichkeit, seine To-dos zu ordnen und im Anschluss seine Ideen für den anstehenden Arbeitstag mit den Kollegen zu teilen. Diese Vorgehensweise bietet eine gute Möglichkeit, um Prioritäten festzulegen, um nach Hilfe bei Aufgaben zu fragen und um offene Fragen zu bestimmten Themen zu klären. Abhängig von der Größe der Gruppe sollte das „Daily“ nach Möglichkeit kurz gehalten werden. Ein Richtwert sind circa 15 Minuten. - Leitlinien und Regeln definieren
Abends noch schnell den Teamkollegen eine E-Mail schreiben, obwohl dieser längst im Feierabend ist? In Zeiten von Remote Arbeit und Home Office nutzen viele Mitarbeiter die Freiheit, den Arbeitstag nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Dies kann mit Vor- und Nachteilen verbunden sein. Auch wenn die eigenen Arbeitszeiten flexibel einteilbar sind, sollte der Feierabend der Kollegen immer beachtet werden. E-Mails und Calls außerhalb der Arbeitszeit sind auch im digitalen Zeitalter nicht gerne gesehen! Im Team sollten aus diesem Grund von Anfang an feste Erreichbarkeitszeiten sowie Zeiten für Besprechungen und weitere digitale Meetings vereinbart werden. Mithilfe einer Art Home Office-Knigge können die entsprechenden Leitlinien von vornherein festgelegt werden. - Wertschätzung und Vertrauen
Überwachung und Misstrauen führen dazu, dass das Führungspersonal Mitarbeiter im Home Office irritiert und verärgert. Dadurch leidet die Stimmung im Team. Niemand lässt sich gerne permanent kontrollieren. Eine Eskalation kann dazu führen, dass die Führungskräfte viel Zeit verlieren, um Konflikte aus dem Weg zu schaffen. Dabei geht viel Zeit für die eigenen Aufgaben verloren.
Das erfolgreiche Miteinander in Remote Jobs und im Home Office basiert auf Wertschätzung und Vertrauen zwischen dem Führungspersonal und den Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter nicht vertrauensvoll agieren, muss die Geschäftsführung entsprechende Konsequenzen ziehen. Beispielsweise kann es nötig sein, die Kommunikationsrichtlinien zu optimieren oder individuelle Gespräche mit Mitarbeitern zu führen. Unterm Strich helfen Wertschätzung und Vertrauen dem gesamten Unternehmen weiter und steigern die Produktivität bei den Remote Stellen und im Home Office.
Fazit: Eine gute Kommunikation kann im Remote Job und in der Heimarbeit gelingen.
Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Miteinander im Job. Dies unabhängig davon, ob sich Arbeitskollegen im Büro gegenüber sitzen oder weit voneinander entfernt arbeiten. Wenn die Grundlagen für eine erfolgreiche Kommunikation geschafft wurden, kann Missverständnissen und Konflikten vorgebeugt werden. Damit dies gelingen kann, müssen Richtlinien festgelegt werden (Erreichbarkeiten und Kommunikationstools).
An diese Richtlinien müssen sich alle Team-Mitglieder halten. Damit Arbeitnehmer in der Heimarbeit nicht vereinsamen, ist es unbedingt erforderlich, regelmäßige digitale Meetings durchzuführen. Auch wenn die Situation erst einmal ungewohnt ist, birgt die digitale Kommunikation im Job viel Gutes. Die Geschäftsführung und alle Mitarbeiter können ihre Kommunikations-Skills verbessern und eigenständig, flexibel und produktiv online arbeiten. Dies sind wichtige Fähigkeiten, die in der modernen Arbeitswelt sehr hilfreich sein können.
https://company.upjers.com/karriere/jobs
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Quellen:
https://staffbase.com/blog-de/home-office-5-massnahmen-fuer-die-interne-kommunikation-in-der-krise/
https://www.hr-software-vergleich.de/aktuelle-nachrichten/ploetzlich-home-office-welche-tools-bei-der-zusammenarbeit-helfen/
https://blog.karrieretutor.de/new-work/kommunikation-im-home-office/